Está com dúvidas sobre o que é DANFE e como ele funciona? Abordaremos tudo o que há de relevante neste artigo!
No universo contábil e fiscal brasileiro, o termo DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é amplamente utilizado. Esse documento tem um papel essencial na circulação de mercadorias e no controle fiscal, mas muitas pessoas ainda confundem sua função com a da própria Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Para empresários, lojistas, transportadores e até consumidores finais, entender o que é o DANFE e como ele funciona pode evitar complicações fiscais, além de garantir que as mercadorias transitem de forma regularizada.
Neste artigo, vamos explicar detalhadamente qual é a função do DANFE, como ele se diferencia da NF-e, e de que forma ele deve ser emitido corretamente. Continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!
O que é o DANFE?
O DANFE nada mais é do que uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse documento não substitui a NF-e, mas serve para facilitar sua consulta e conferência, pois contém a chave de acesso da NF-e, permitindo que qualquer pessoa verifique sua autenticidade no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Além disso, o DANFE acompanha a mercadoria durante o transporte, servindo como comprovante de entrega, pois o destinatário deve assiná-lo ao receber o produto.
Principais características do DANFE:
- Formato impresso: diferente da NF-e, que é um documento digital, o DANFE é gerado em papel.
- Contém a chave de acesso: um código único que permite a consulta da NF-e online.
- Acompanha o transporte da mercadoria: garantindo que a carga esteja regularizada.
- Não tem valor fiscal: serve apenas como documento auxiliar, enquanto a NF-e é a única válida para fins tributários.
- Assinatura do destinatário: funciona como comprovante de recebimento da mercadoria.
Ou seja, o DANFE não é a Nota Fiscal Eletrônica, mas um documento complementar necessário para algumas operações comerciais.
Para que serve o DANFE?
Embora não tenha validade fiscal, o DANFE é extremamente importante para diversas finalidades dentro do processo de venda e transporte de mercadorias.
Principais funções do DANFE
✔ Acompanhar o trânsito de mercadorias
O DANFE deve ser impresso e anexado à carga para que a mercadoria possa circular legalmente, permitindo a fiscalização por órgãos competentes.
✔ Facilitar a consulta da NF-e
No DANFE está registrada a chave de acesso da NF-e, permitindo que qualquer pessoa consulte o documento fiscal completo no site da SEFAZ.
✔ Servir como comprovante de entrega
Ao chegar ao destino, o destinatário assina o DANFE, confirmando que recebeu a mercadoria. Essa assinatura serve como um registro oficial da entrega para o vendedor.
✔ Ajudar no controle interno da empresa
Muitas empresas utilizam o DANFE para controle logístico, organização de pedidos e armazenamento de documentos físicos.
Atenção: apesar de sua importância, o DANFE não substitui a NF-e. O documento fiscal válido é sempre o arquivo digital da NF-e, armazenado eletronicamente.
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Embora estejam diretamente relacionados, DANFE e NF-e são documentos diferentes, cada um com uma função específica.
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal 100% digital, com validade jurídica garantida pela assinatura eletrônica e armazenado nos sistemas da SEFAZ.
Já o DANFE é uma versão impressa simplificada da NF-e, usada para fins logísticos e de transporte.
Comparação entre DANFE e NF-e
| Característica | DANFE | NF-e |
|---|---|---|
| Formato | Impresso | Digital (XML) |
| Finalidade | Documento auxiliar, sem valor fiscal | Documento fiscal oficial |
| Onde é usado? | No transporte de mercadorias | No sistema da empresa e SEFAZ |
| Autenticidade | Apenas informativo | Possui validade fiscal e tributária |
| Consulta na SEFAZ | Contém a chave de acesso para consulta | Armazenada digitalmente |
| Assinatura do destinatário | Exige assinatura na entrega | Não exige assinatura física |
Ou seja, a NF-e é o documento fiscal oficial, enquanto o DANFE serve apenas como suporte físico para determinadas operações comerciais.
Como emitir o DANFE?
Para emitir o DANFE, é necessário primeiro emitir a NF-e, pois o DANFE é gerado a partir do documento fiscal eletrônico.
Passo a passo para emitir o DANFE
✔ 1. Emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
O primeiro passo é gerar a NF-e em um sistema emissor autorizado. Nesse momento, são inseridos dados do emitente, destinatário, produtos, valores e impostos aplicáveis.
✔ 2. Autorização da SEFAZ
A NF-e deve ser transmitida para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado correspondente, que fará a validação do documento e autorizará sua emissão.
✔ 3. Geração do DANFE
Após a aprovação da NF-e, o DANFE pode ser gerado automaticamente pelo sistema emissor. Esse documento contém:
- Dados do emitente e destinatário
- Descrição resumida dos produtos
- Valor total da nota fiscal
- Alíquotas de impostos
- Chave de acesso da NF-e
- Código de barras para consulta rápida
✔ 4. Impressão e anexação à mercadoria
O DANFE deve ser impresso e anexado à carga antes do transporte. Ele deve estar legível e bem armazenado para evitar problemas durante fiscalizações.
✔ 5. Assinatura no recebimento
No momento da entrega, o destinatário assina o DANFE, confirmando que recebeu a mercadoria. Essa assinatura serve como um comprovante de recebimento para o remetente.
Dicas para evitar problemas na emissão do DANFE
✅ Verifique se todos os dados estão corretos antes da emissão
✅ Utilize um software de emissão confiável e homologado
✅ Armazene corretamente os documentos fiscais digitais (XML da NF-e)
✅ Certifique-se de que o DANFE acompanha todas as mercadorias transportadas
Como consultar o DANFE e garantir a autenticidade da NF-e
A consulta do DANFE é uma etapa essencial para garantir que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é legítima e válida perante a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Muitas empresas e consumidores não sabem que podem verificar rapidamente as informações do documento apenas utilizando a chave de acesso do DANFE.
Se você deseja confirmar se uma NF-e realmente foi emitida, evitar fraudes fiscais ou simplesmente precisar acessar os detalhes da sua compra, continue lendo para aprender como consultar o DANFE corretamente.
Como consultar o DANFE na SEFAZ?
A chave de acesso da NF-e, impressa no DANFE, permite a verificação online da nota fiscal no site da SEFAZ. Esse processo é simples e pode ser feito por qualquer pessoa que possua o número de 44 dígitos da chave de acesso.
Passo a passo para consultar o DANFE
✔ 1. Localize a chave de acesso no DANFE
A chave de acesso é um código de 44 números localizado na parte superior do DANFE. Esse número é essencial para realizar a consulta.
✔ 2. Acesse o site da SEFAZ
Entre no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado ou no Portal Nacional da NF-e. A consulta pode ser feita em qualquer SEFAZ estadual.
✔ 3. Digite a chave de acesso
No campo de consulta, insira os 44 números exatamente como aparecem no DANFE.
✔ 4. Resolva o CAPTCHA de segurança
Antes de acessar a NF-e, o sistema solicitará que você confirme que não é um robô, geralmente marcando uma caixa ou resolvendo um desafio de imagens.
✔ 5. Consulte as informações da NF-e
Após a verificação, o sistema apresentará os dados completos da NF-e, como:
- Nome do emitente e destinatário
- Produtos ou serviços listados na nota
- Valores e tributações aplicadas
- Situação da NF-e (se está ativa, cancelada ou rejeitada)
Caso a NF-e não seja encontrada, isso pode indicar problemas na emissão, erros no preenchimento da chave de acesso ou até uma fraude fiscal.
O que fazer se a NF-e não for encontrada na consulta do DANFE?
Se, ao tentar consultar o DANFE no site da SEFAZ, a NF-e não for encontrada, siga estas ações recomendadas para solucionar o problema.
Possíveis problemas e soluções
| Problema | Possível Causa | Solução |
|---|---|---|
| Chave de acesso incorreta | Erro ao digitar os números | Revise e insira novamente o código de 44 dígitos |
| Nota Fiscal cancelada | O emissor cancelou a NF-e após a emissão | Entre em contato com a empresa para solicitar uma nova nota |
| NF-e não autorizada | A SEFAZ pode ter rejeitado a emissão | O fornecedor deve regularizar e emitir outra NF-e válida |
| Site da SEFAZ fora do ar | Problemas técnicos no sistema | Tente novamente mais tarde ou consulte outro portal SEFAZ estadual |
Caso você tenha certeza de que a compra foi realizada corretamente, mas ainda assim não consegue consultar o DANFE, entre em contato com o fornecedor para verificar se houve algum erro na emissão da NF-e.
DANFE e a fiscalização: O que a Receita Federal verifica?
A Receita Federal e os órgãos estaduais de fiscalização utilizam o DANFE para verificar se a mercadoria transportada possui documentação fiscal válida.
Se uma carga for fiscalizada sem um DANFE anexado, ou com um DANFE inválido, a empresa pode ser penalizada, podendo sofrer multas ou até apreensão da mercadoria.
O que a fiscalização confere no DANFE?
🔎 Chave de acesso da NF-e → Deve corresponder a um documento válido na SEFAZ.
🔎 Dados do remetente e destinatário → Devem estar corretos e completos.
🔎 Descrição dos produtos ou serviços → Deve condizer com o transporte realizado.
🔎 Assinatura do destinatário → Em casos de comprovação de entrega.
Para evitar problemas fiscais, todas as empresas devem garantir que o DANFE está preenchido corretamente e acompanha as mercadorias transportadas.
Quais empresas precisam emitir o DANFE?
A obrigatoriedade do DANFE está diretamente ligada à emissão da NF-e. Ou seja, toda empresa obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica também deve gerar o DANFE quando necessário.
Quem precisa emitir o DANFE?
✔ Empresas que vendem mercadorias (varejo e atacado)
✔ Indústrias e fabricantes
✔ Distribuidores e transportadoras
✔ Fornecedores de produtos físicos
💡 Exceção: Prestadores de serviço não emitem NF-e, mas sim NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que não exige DANFE.
Se a empresa vende produtos físicos, o DANFE é obrigatório para acompanhar o transporte da mercadoria.
Erros comuns ao emitir DANFE e como evitá-los
Erros na emissão do DANFE podem causar atrasos no transporte, penalidades fiscais e até a rejeição da mercadoria pelo destinatário. Por isso, é fundamental garantir que todas as informações estão corretas antes da impressão.
Principais erros e como evitar
| Erro Comum | Consequência | Como evitar? |
|---|---|---|
| Chave de acesso errada | Impossibilidade de consulta da NF-e | Revise e valide a chave antes da impressão |
| Dados do destinatário incorretos | Problemas na entrega da mercadoria | Verifique se os dados estão completos e corretos |
| DANFE sem código de barras | Dificuldade na consulta da NF-e | Utilize um sistema que gere o código corretamente |
| NF-e rejeitada pela SEFAZ | Nota fiscal sem validade fiscal | Corrija o problema e gere um novo DANFE com a NF-e correta |
| DANFE ilegível | Pode ser recusado na fiscalização | Imprima em boa qualidade e mantenha protegido |
📌 Dica extra: Sempre mantenha um backup digital da NF-e e do DANFE, garantindo que os documentos possam ser acessados sempre que necessário.
DANFE e logística: A importância do documento no transporte de mercadorias
O DANFE desempenha um papel fundamental na logística e transporte de mercadorias, garantindo que os produtos em trânsito possuam documentação fiscal válida.
Se uma mercadoria for transportada sem o DANFE impresso, a empresa pode enfrentar multas, apreensão da carga e atrasos nas entregas. Portanto, é essencial entender como esse documento influencia a logística e a fiscalização no transporte de cargas.
Por que o DANFE é essencial para o transporte de mercadorias?
Além de ser um comprovante auxiliar da NF-e, o DANFE facilita a identificação e rastreamento dos produtos transportados. Para transportadoras, distribuidores e operadores logísticos, esse documento é obrigatório e deve estar sempre acessível durante todo o trajeto.
Funções do DANFE na logística
✔ Comprovação de que a mercadoria tem documentação fiscal
✔ Facilidade na conferência dos produtos durante o transporte
✔ Uso na fiscalização rodoviária para evitar apreensão da carga
✔ Registro da entrega do produto ao destinatário final
Caso um fiscal rodoviário ou auditor da Receita Federal solicite a documentação da carga, o DANFE servirá como comprovante físico da NF-e e ajudará na verificação dos produtos transportados.
DANFE e CT-e: Entenda a relação entre esses documentos fiscais
Muitas empresas confundem o DANFE com o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Embora ambos sejam documentos fiscais, eles possuem finalidades diferentes.
| Documento | Finalidade | Quem emite? |
|---|---|---|
| DANFE | Documento auxiliar da NF-e, acompanha a mercadoria transportada | Empresas que vendem mercadorias |
| CT-e | Documento fiscal específico para transporte de cargas | Transportadoras e prestadores de serviço logístico |
💡 Importante: Se uma empresa transporta mercadorias próprias, ela precisa apenas do DANFE. Já se for uma transportadora, é necessário emitir o CT-e para formalizar o transporte.
Se houver qualquer fiscalização rodoviária, o DANFE será exigido para verificar se a mercadoria transportada tem nota fiscal válida.
Como reemitir um DANFE em caso de perda ou erro?
Caso o DANFE seja perdido, danificado ou apresente erros, é necessário reemitir o documento corretamente para garantir que a mercadoria continue em trânsito sem problemas.
Passo a passo para reemitir o DANFE
✔ 1. Acesse o sistema emissor da NF-e
O DANFE pode ser gerado novamente acessando o software emissor utilizado pela empresa.
✔ 2. Localize a NF-e correspondente
A NF-e já foi registrada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), então basta encontrar o documento original no sistema.
✔ 3. Gere uma nova versão do DANFE
Utilize o sistema para imprimir um novo DANFE com as mesmas informações da NF-e original.
✔ 4. Valide os dados antes da impressão
Antes de imprimir, revise todas as informações para garantir que não há erros no documento.
✔ 5. Imprima e anexe à mercadoria
O novo DANFE deve ser impresso e colocado junto à carga para evitar problemas fiscais.
Se o DANFE precisar ser corrigido devido a um erro na NF-e, o procedimento correto é emitir uma Nota Fiscal de Substituição ou uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), dependendo do tipo de erro cometido.
Dicas para armazenar e organizar seus DANFEs de forma segura
Manter uma boa organização dos DANFEs é essencial para evitar problemas fiscais e garantir acesso rápido aos documentos sempre que necessário.
Boas práticas para armazenar DANFEs
✔ Mantenha cópias digitais organizadas
Salve todos os DANFEs emitidos em pastas organizadas por data ou número da NF-e.
✔ Use softwares de gestão fiscal
Plataformas especializadas ajudam a organizar e consultar DANFEs rapidamente, reduzindo o risco de perda de documentos.
✔ Armazene DANFEs físicos em local seguro
Se necessário manter impressões, guarde-as em pastas classificadoras organizadas por período fiscal.
✔ Revise periodicamente as notas fiscais emitidas
Verifique se há DANFEs duplicados, incompletos ou com erros para evitar problemas em auditorias fiscais.
Empresas que não mantêm um bom controle dos DANFEs podem enfrentar dificuldades em fiscalizações e auditorias da Receita Federal.
DANFE é essencial para a conformidade fiscal e segurança no transporte
O DANFE é um documento essencial para garantir que mercadorias transportadas tenham nota fiscal válida e estejam regularizadas perante os órgãos fiscais.
Ao longo deste artigo, vimos que o DANFE:
✔ Facilita a conferência e fiscalização de mercadorias em trânsito
✔ É um documento obrigatório para o transporte de produtos físicos
✔ Permite a consulta da NF-e e evita fraudes fiscais
✔ Ajuda a garantir que a mercadoria chegue ao destino com comprovação de entrega
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